¿Qué razones existen para implementar una solución de este tipo?
Reducción de costes: A través de la optimización de costes y procesos operativos.
- Recursos: papel, tinta.
- Gastos de envío.
- Espacio de almacén.
Datos del Departamento de Trabajo estadounidense:
- Coste de la entrada de datos: 1,50 $ por dato (coste laboral).
- Coste de la cumplimentación de formularios: 1,50 $ por formulario (coste laboral).
- Coste del fotocopiado de un formulario, documento de registro…: 20 $ (coste laboral y de material),
- Coste del escaneado/archivado de cada formulario: 1 $ (coste laboral y de material)
- Coste del envío por formulario: 50 $ (incluyendo tratamiento y costes de envío actuales)
¡¡¡OBTENCIÓN DE RETORNOS A CORTO PLAZO!!
Tiempo de trabajo:
De media, la mitad de la jornada de trabajo de los empleados se pierde en el tratamiento de documentación en papel o en la entrada de datos (Fuente: AIIM, Forrester, Star Secourities, Xerox & ICR 2007).
Tecnología fácil de utilizar:
A diferencia de otras tecnologías también biométricas, como la huella dactilar, reconocimiento del iris, la firma electrónica escrita es más sencilla de gestionar. El usuario está acostumbrado a firmar y es menos reticente a firmar en una tableta de firmas que a firmar con otra tecnología biométrica. Hay que tener en cuenta que cualquier persona está acostumbrada a firmar para todo tipo de trámites, no en vano la firma lleva siendo aceptada como forma de autenticación o autorización desde los tiempos de Carlomagno.
Ventajas frente a la firma mediante smartcard/DNI electrónico en diversos aspectos:
Por ejemplo por su universalidad de uso. No requiere que el firmante disponga de un certificado, lo tenga actualizado y además, lo lleve consigo en el momento de efectuar la firma y se acuerde de las contraseñas.
Seguridad:
Con un sistema adecuado, que cumpla los aspectos que se detallan en esta web, la única forma de quebrar la seguridad de la firma electrónica manuscrita consistiría en obligar a la persona a firmar o engañar al firmante para que firme algo sin saberlo. Para saltarse la seguridad en el caso de la smartcard, además de obligar a firmar, también se podría robar la tarjeta y la clave.
Medio ambiente:
El desperdicio de papel es un factor crítico en el desarrollo sostenible. La oficina sin papel es posible, y debería ser un objetivo en cualquier organización.
Por poner un ejemplo, se ha estimado que, mediante la cumplimentación y archivo electrónico de las pólizas de seguros, se puede conseguir una reducción de papel de hasta el 10 % anual, lo cual en una compañía aseguradora líder equivale a 250 toneladas. Esta reducción conlleva evitar la utilización de 750 toneladas de papel y 15.000 m3 de agua anual con un consumo de energía de 2 MWh.
Según el Instituto Internacional de Medio Ambiente y Desarrollo, las empresas todavía almacenan el 95% de su información en papel. El papel supone más del 40% de los residuos sólidos en EEUU. Las mismas fuentes calculan una media de 150 kg de residuo papel generado por cada empleado anualmente.
Como ya hemos explicado, la utilización de dispositivos de firma electrónica, contribuye al ahorro de toneladas de papel, lo que conlleva la protección de los recursos naturales. El respeto del medio ambiente es un aspecto que el consumidor informado y los grupos de interés de una empresa tienen cada día más en cuenta.